Fondos y Colecciones Incorporados a la USBI-Xalapa.

En el año 2003 se puso en marcha el proyecto de “Preservación y Organización del Fondo Antiguo de la Unidad de Servicios Bibliotecarios y de Información (USBI-Xalapa)”, con la finalidad de conservar, preservar y difundir los documentos más valiosos y antiguos que se resguardan en el área de Colecciones Especiales de la USBI-Xalapa.
De la mano de este proyecto, se emprendió el diseño de un sistema de consulta en línea para los archivos notariales, en colaboración con el personal de la USBI-Xalapa y la Dirección General de Tecnología de Información de la Universidad Veracruzana. Como resultado, se desarrolló un software para la administración archivística y un sitio web que permitió a los usuarios consultar resúmenes de actas notariales, así como sus índices onomástico, geográfico y temático. El sistema también incorporó funciones de búsqueda por lugar, fecha y palabra clave para los documentos notariales comprendidos entre 1578 y 1799.
Con el tiempo, este catálogo se enriqueció con la incorporación de imágenes digitalizadas de las actas notariales del siglo XVI y parte del XVII del archivo notarial de Xalapa, así como con los resúmenes del segundo grupo documental del archivo notarial de Orizaba, ampliando significativamente los recursos disponibles para los usuarios.
A veinte años de la creación del catálogo, las tecnologías han evolucionado significativamente, ofreciendo mejores herramientas de recuperación de información y de creación de relaciones entre datos, lo cual permite a los usuarios experiencias de consulta más ricas y eficientes.
La necesidad de ofrecer a los usuarios descripciones archivísticas normalizadas, sistemas de búsqueda más robustos y metadatos interoperables impulsó la actualización del catálogo. Para este propósito, se adoptó el software AtoM (Access to Memory), una plataforma de código abierto ampliamente utilizada en archivos históricos y bibliotecas para gestionar descripciones normalizadas de fondos y colecciones, basada en los estándares internacionales como ISAD(G).
Gracias a esta actualización, ahora ponemos a disposición de los usuarios una herramienta que permite navegar por los archivos notariales de manera más eficiente, con la posibilidad de consultar cada protocolo notarial de manera integral. Además, este nuevo sitio servirá también como plataforma de consulta para otros archivos incorporados a USBI-Xalapa, como los fondos personales y los acervos fotográficos, ampliando así las posibilidades de investigación y acceso al patrimonio documental que custodia la USBI-Xalapa.